Gestion des informations et des accès : quelle en est l’importance ?
La gestion des informations dans le secteur du courtage en assurances est d’une importance très élevée, en effet contrôler et limiter l’accès aux informations est primordial. Il s’agit d’un secteur très concurrentiel, et aucun courtier ne souhaiterait voir des informations sur son portefeuille d’assurance divulguées sans son consentement.
Aujourd’hui une entreprise de courtage peut être composée d’une multitude de profils et de professions. Il est logique que par exemple un agent n’est pas accès aux mêmes informations qu’un directeur. De plus il pourrait être préjudiciable qu’un agent puisse voir les informations sur le portefeuille d’un de ses collègues.
Par ailleurs les différents profils existants au sein d’une même entreprise ne réaliseront pas les mêmes tâches journalières, par conséquent il est normal que ces personnes n’aient pas accès aux mêmes informations et aux mêmes fonctionnalités.
Gestion des informations et des accès : quelles solutions avons-nous ?
Aujourd’hui le contrôle des informations et des profils des membres d’une organisation s’effectue essentiellement grâce aux outils informatiques.
Il y a de nombreux outils informatiques disponibles pour gérer différents profils et différentes catégories d’informations. Par exemple une simple adresse email peut déjà représenter une forme de contrôle de l’information, en limitant par exemple les personnes qui auront accès à cette adresse, quasiment toutes les entreprises ont différentes adresses email, ceci dans le but de contrôler les informations et d’augmenter la productivité.
Nous pouvons également donner comme exemple le logiciel Skype, qui permet à différents utilisateurs de créer un groupe, limitant ainsi les personnes pouvant y participer. Cet outil a par exemple été très utile durant la période de confinement, ça a permis par exemple de continuer à échanger des informations entre les personnes d’un même service au sein d’une entreprise tout en limitant l’accès aux informations.
Toutefois pour le secteur du courtage en assurances l’essentiel est de contrôler le portefeuille d’assurance, et pour le faire il est primordial d’utiliser un logiciel de gestion complet et sécurisé. Le logiciel doit permettre de sélectionner les informations que chaque membre ou chaque catégorie de profil aura à sa disposition.
Quelles fonctionnalités proposent le logiciel Swiss Broker Software ?
Tout d’abord je tiens à mettre en avant que toutes les informations enregistrées sur le logiciel sont stockées sur un serveur en Suisse et sont cryptées.
Le logiciel a diverses fonctionnalités qui garantissent un contrôle des informations et des actions des membres d’une entreprise.
Tout d’abord la connexion au logiciel ne peut s’établir qu’à travers un identifiant et un mot de passe unique pour chaque utilisateur.
La structure de contrôle des informations et des fonctions du logiciel est basée sur des rôles et des droits. Le logiciel permet d’attribuer un rôle spécifique à chacun des utilisateurs en fonction des tâches qu’elles doivent réalisées. Ceci permet de leur fournir un accès “sur mesure” au logiciel, chaque utilisateur a accès aux informations et aux fonctionnalités qu’il doit disposer, rien n’est laissé au hasard.
Le logiciel a par exemple les rôles Directeur, Agent, Secrétaire, Visibilité totale…
Le rôle Directeur sera normalement le rôle avec le plus de fonctionnalités car c’est dans celui-ci que sont habituellement insérés les membres de l’administration ou les responsables d’une entreprise. Vous pourrez attribuer à ce rôle tous les droits que vous jugerez nécessaires, toutefois j’attire votre attention sur le fait qu’il est important d’être vigilant sur l’attribution de ce droit, en effet si vous insérez par erreur un membre de l’entreprise dans ce rôle celui-ci aura des accès quasiment illimités.
Le rôle Agent est un rôle particulièrement intéressant car il vous permettra d’offrir à vos agents un accès au logiciel tout en contrôlant au millimètre les informations disponibles, c’est habituellement le rôle avec le moins de fonctionnalités disponibles, c’est un rôle òu les membres ont essentiellement un droit de consultation, il est très rare que les agents puissent effectuer des modifications sur le portefeuille, toutefois ce sera à vous de définir exactement les fonctionnalités disponibles. Les agents pourront par exemple consulter le portefeuille d’assurances de leur client sans voir le portefeuille d’un collègue, au sujet des commissions ils ne verront également que la part de la commission qui leur revient.
Le rôle Secrétaire est habituellement un rôle dédié au back-office, à la partie administrative de l’entreprise. En fonction des tâches affectées aux membres du back-office vous pourrez attribuer les droits correspondants. Vous pourrez par exemple enrichir les droits du rôle Secrétaire si les membres de ce rôle doivent insérer ou gérer les commissions des contrats.
Le rôle Visibilité totale est plutôt un rôle transversal où des membres de différents rôles peuvent y être insérés, les droits associés sont bien entendu configurables selon les souhaits de chacun, mais il vous permettra par exemple d’avoir une vue complète sur les échéances insérées sur le logiciel, chaque membre de ce rôle aura accès aux échéances de tout le monde.
Vous pourrez à tout moment insérer ou retirer un membre à un rôle spécifique. Par ailleurs, je tiens à signaler que plusieurs rôles peuvent être attribués à un seul et même utilisateur. Ceci permet de définir exactement les accès que chaque rôle doit avoir, tout en permettant à un utilisateur de ne pas être limité uniquement aux fonctions d’un seul rôle.
De plus il est également possible de rajouter un droit (une fonctionnalité) à un utilisateur défini, ceci peut être utile si vous désirez attribuer uniquement un droit sans inclure l’utilisateur dans un second rôle qui aura évidemment beaucoup plus de droits.
